Opisz firmę raz: jak dobrać CPV, słowa kluczowe i wykluczenia w TenderIQ

Dobry profil firmy w TenderIQ składa się z trzech elementów: kodów CPV dobranych na poziomie, który odpowiada temu, co faktycznie robisz, kilkunastu słów kluczowych napisanych językiem zamawiających oraz listy wykluczeń, które odsiewają podobnie brzmiące, ale nieinteresujące ogłoszenia. Taki profil ustawiasz raz, a potem poprawiasz go na podstawie powodów dopasowania i ocen trafne/nietrafne. To część 2 z 5 serii „Dlaczego TenderIQ”.

Od profilu zależy wszystko, co dzieje się później: lista „Dla Ciebie”, poranny e-mail i to, czy po dwóch tygodniach nadal chcesz go otwierać. Zbyt szeroki profil zasypie Cię ogłoszeniami, zbyt wąski przemilczy przetargi, które powinieneś zobaczyć. Poniżej pokazujemy, jak znaleźć środek.

Kody CPV: jak nie przesadzić w żadną stronę

Wspólny Słownik Zamówień (CPV) to hierarchiczna klasyfikacja przedmiotów zamówień. Kod ma osiem cyfr i cyfrę kontrolną, a kolejne cyfry zawężają zakres: pierwsze dwie oznaczają dział, następne grupę, klasę i kategorię. Przykładowo dział 72 to usługi informatyczne, a dział 90 obejmuje m.in. usługi sprzątania i gospodarki odpadami. Im więcej znaczących cyfr, tym węższy zakres.

Najczęstsze błędy przy wyborze kodów:

• Zbyt szeroko. Wybranie całego działu 45 (roboty budowlane) przez firmę, która wykonuje wyłącznie instalacje elektryczne, oznacza dziesiątki ogłoszeń dziennie o drogach, kanalizacji i termomodernizacji.
• Zbyt wąsko. Wybranie tylko najbardziej szczegółowego kodu, np. sprzątania biur, sprawia, że umykają Ci postępowania, w których zamawiający użył ogólniejszego kodu usług sprzątania.
• Tylko kod główny. Ogłoszenie ma kod główny i często kody dodatkowe. Twoja usługa bywa jednym z dodatkowych kodów w większym zamówieniu.
• Wiara w konsekwencję zamawiających. Zamawiający nie zawsze dobierają kody precyzyjnie. Ta sama usługa bywa opisana różnymi kodami w dwóch sąsiednich gminach.

Praktyczna zasada: zacznij od kodów na poziomie grupy lub klasy dla swoich głównych usług, dodaj kilka najbardziej szczegółowych kodów dla tego, co robisz najczęściej, i nie licz na to, że CPV wyłapie wszystko. Do tego służą słowa kluczowe.

Słowa kluczowe: język zamawiającego, nie marketingu

Słowa kluczowe uzupełniają CPV tam, gdzie kody zawodzą. Klucz polega na tym, żeby pisać tak, jak piszą zamawiający w tytułach ogłoszeń i opisach przedmiotu zamówienia, a nie tak, jak firma opisuje się na stronie internetowej. Urzędnik nie napisze „transformacja cyfrowa”, tylko „dostawa i wdrożenie systemu” albo „utrzymanie oprogramowania”.

Kilka wskazówek:

• Sprawdź tytuły kilku przetargów, w których startowałeś, i wypisz powtarzające się frazy.
• Dodaj warianty i synonimy: „utrzymanie czystości” obok „sprzątania”, „pielęgnacja zieleni” obok „utrzymania terenów zielonych”.
• Unikaj pojedynczych, wieloznacznych słów, takich jak „system” czy „serwis” – złapią wszystko.
• Pamiętaj, że w TenderIQ możesz szukać w ogłoszeniach, w dokumentach SWZ albo w obu. Fraza zbyt ogólna do przeszukiwania SWZ może być dobra dla samych ogłoszeń.

Wykluczenia: najszybszy sposób na mniej szumu

Wykluczenia to lista słów, które sprawiają, że ogłoszenie nie trafia na Twoją listę, nawet jeśli pasuje do kodu CPV albo słowa kluczowego. To często najskuteczniejsze narzędzie do porządkowania profilu, bo szum zwykle ma powtarzalne źródła.

Software house z działu 72 będzie dostawał ogłoszenia o dostawach licencji i sprzętu. Firma sprzątająca biura zobaczy oczyszczanie ulic i zimowe utrzymanie dróg. Zamiast wyrzucać cały kod CPV, dopisz kilka wykluczeń. Uważaj tylko, żeby nie były zbyt ogólne – wykluczenie słowa „dostawa” wytnie także przetargi typu „dostawa i wdrożenie systemu”.

Powód dopasowania i oceny trafne/nietrafne

Przy każdym dopasowanym przetargu TenderIQ pokazuje powód: który kod CPV albo które słowo kluczowe zadecydowało o tym, że ogłoszenie trafiło na listę. To najważniejsza informacja przy dostrajaniu profilu. Jeśli widzisz, że większość nietrafionych ogłoszeń przychodzi przez jedno słowo, wiesz dokładnie, co zmienić.

Drugim narzędziem są oceny trafne/nietrafne. Oznaczaj nimi dopasowania na bieżąco, szczególnie w pierwszych tygodniach. Dobra praktyka to krótki przegląd profilu po tygodniu i po miesiącu: co przychodziło przez przypadek, czego brakowało i czy pojawiły się przetargi, które znalazłeś gdzie indziej, a których nie było na liście.

Dwa przykłady profili

Poniższe profile są przykładami poglądowymi, a nie gotowym szablonem. Pokazują sposób myślenia – Twój profil powinien wynikać z faktycznego zakresu usług.

Software house realizujący systemy dla administracji

• Kody CPV: grupy i klasy z działu 72 dotyczące programowania, usług w zakresie oprogramowania i wsparcia, plus wybrane kody z działu 48 dla zamówień na systemy informatyczne.
• Słowa kluczowe: „wdrożenie systemu”, „aplikacja mobilna”, „utrzymanie oprogramowania”, „rozbudowa systemu”, „integracja systemów”, „portal internetowy”, „e-usługi”.
• Wykluczenia: „licencje Microsoft”, „tonery”, „drukarki”, „zestawy komputerowe”, „serwis kserokopiarek”.
• Filtry: usługi, całe województwo albo cały kraj, jeśli zespół pracuje zdalnie.

Firma sprzątająca obiekty biurowe i publiczne

• Kody CPV: usługi sprzątania (90910000), usługi sprzątania budynków (90911200), usługi sprzątania biur (90919200), mycie okien (90911300).
• Słowa kluczowe: „sprzątanie”, „utrzymanie czystości”, „usługi porządkowe”, „mycie okien”, „sprzątanie pomieszczeń”.
• Wykluczenia: „oczyszczanie ulic”, „zimowe utrzymanie”, „odbiór odpadów komunalnych”, „dostawa środków czystości” – o ile firma tych zakresów nie realizuje.
• Filtry: usługi, województwo siedziby i województwa sąsiednie, bo dojazd ekipy ma znaczenie dla kosztów.

W obu przypadkach profil zawiera świadomie wybrane wykluczenia. Bez nich lista byłaby dłuższa, ale mniej przydatna.

Sprawdź profil, zanim założysz konto

TenderIQ pozwala przetestować profil przed rejestracją. Na stronie głównej możesz sprawdzić, ile przetargów pasuje do Twojej firmy – wpisujesz słowa kluczowe i kody CPV, a serwis pokazuje liczbę aktywnych postępowań, które do nich pasują. Jeśli wynik liczy się w setkach, profil jest prawdopodobnie zbyt szeroki. Jeśli wynosi kilka, warto dodać słowa kluczowe albo ogólniejsze kody. W planie Pro możesz prowadzić do 3 profili firmy, co przydaje się, gdy działasz w kilku odrębnych branżach. Więcej o produkcie znajdziesz na stronie TenderIQ w JiraSoft.

Najlepiej sprawdzić to na żywo, na własnych kodach. Załóż darmowe konto w TenderIQ opisz firmę raz i oceniaj pierwsze dopasowania przez tydzień. Tyle zwykle wystarczy, żeby profil zaczął pracować zamiast generować szum. O tym, co dzieje się z dopasowaniami później, piszemy w części 3 serii.

Seria „Dlaczego TenderIQ”

1. Dlaczego TenderIQ? Przetargi z e-Zamówień, TED, platform i BIP-ów w jednym miejscu
2. Opisz firmę raz: jak dobrać CPV, słowa kluczowe i wykluczenia w TenderIQ
3. Poranny e-mail i przypomnienia: jak TenderIQ pilnuje terminów przetargów
4. SWZ bez chaosu: wyszukiwanie w dokumentach i plan ofertowy AI w TenderIQ
5. Kto wygrywa przetargi i za ile? Analiza konkurencji i opłacalność TenderIQ