System B2B z panelem klienta i integracją ERP powinien pozwolić klientowi firmowemu samodzielnie sprawdzić swoje ceny, dostępność towaru, limit kupiecki, status zamówień i dokumenty, a następnie złożyć zamówienie, które trafia do ERP bez przepisywania. Rdzeniem takiego systemu nie jest wygląd katalogu, tylko trzy elementy: poprawne ceny indywidualne, model konta firmowego z rolami użytkowników oraz niezawodna wymiana danych z ERP. Poniżej rozpisujemy moduły, podział danych, przykładowy przepływ zamówienia i najczęstsze błędy.
Moduły, bez których system B2B nie zadziała
Katalog i wyszukiwarka
Klient B2B zwykle wie, czego szuka. Najważniejsze jest więc szybkie wyszukiwanie po indeksie, kodzie producenta, EAN i nazwie, filtry po atrybutach technicznych oraz możliwość wklejenia listy pozycji z ilościami lub importu z pliku. Opisy marketingowe są mniej ważne niż kompletne dane techniczne i dokumenty do pobrania.
Ceny i dostępność
Każdy zalogowany użytkownik widzi ceny swojej firmy: cennik, rabaty grupowe i indywidualne, ceny zależne od ilości. Przy stanie magazynowym warto pokazywać stan dostępny (po rezerwacjach), a przy braku – przewidywaną datę dostawy, jeśli ERP ją zna.
Koszyk i zamówienie
Wybór adresu dostawy z listy przypisanej do kontrahenta, numer zamówienia klienta, uwagi, termin dostawy, forma płatności zgodna z warunkami handlowymi. Przydatne są też szablony zamówień cyklicznych i ponowienie wcześniejszego zamówienia jednym kliknięciem.
Panel klienta
To miejsce, w którym klient obsługuje się sam:
- historia zamówień niezależnie od kanału, w którym zostały złożone (portal, handlowiec, telefon),
- statusy realizacji i numery przesyłek,
- faktury, korekty i dokumenty WZ do pobrania,
- rozrachunki, czyli otwarte płatności i wykorzystanie limitu kupieckiego,
- reklamacje i zwroty ze statusem,
- zarządzanie użytkownikami w firmie klienta.
Szczegółową listę funkcji panelu omawiamy w artykule Panel klienta B2B – co powinien zawierać.
Role i uprawnienia
Konto należy do firmy, a nie do osoby. Typowy zestaw ról: administrator po stronie klienta (zarządza użytkownikami), zamawiający (składa zamówienia), osoba z uprawnieniem do akceptacji zamówień powyżej określonej kwoty oraz księgowość (widzi tylko dokumenty i rozrachunki). Po stronie dostawcy dochodzą role handlowca, który może składać zamówienia w imieniu klienta, i administratora treści.
Panel administracyjny
Zarządzanie treściami, atrybutami filtrów, banerami, kontami klientów, a także podgląd logów integracji z możliwością ponowienia nieudanych operacji. Bez tego ostatniego każdy problem z synchronizacją wymaga udziału programisty.
Podział danych między platformą a ERP
Najwięcej błędów bierze się z niejasnego źródła prawdy. Zasada: każda dana ma jeden system nadrzędny.
- ERP → platforma: kartoteka towarów, ceny i rabaty, stany, kontrahenci i ich adresy, limity kupieckie, rozrachunki, dokumenty sprzedaży, statusy zamówień.
- Platforma → ERP: zamówienia, nowe adresy dostaw do akceptacji, zgłoszenia reklamacyjne (jeśli ERP je obsługuje).
- Tylko w platformie: opisy marketingowe, zdjęcia, atrybuty filtrów, użytkownicy i ich uprawnienia, szablony zamówień.
Jeśli dane produktowe są bogate, a ERP przechowuje tylko podstawowe pola, warto rozważyć osobne miejsce na treści produktowe, zamiast rozbudowywać ERP o pola, których nikt tam nie utrzyma.
Przykładowy przepływ zamówienia
- Klient składa zamówienie w portalu. Platforma zapisuje je ze statusem „przyjęte” i tworzy zadanie w kolejce.
- Usługa integracyjna sprawdza limit kupiecki i kompletność danych. Przy przekroczeniu limitu zamówienie trafia do akceptacji działu obsługi.
- Zamówienie jest tworzone w ERP przez jego API lub oficjalny interfejs programistyczny. Platforma zapisuje numer dokumentu z ERP.
- Zmiany statusu w ERP – potwierdzenie, kompletacja, wysyłka, faktura – wracają do platformy cyklicznie lub zdarzeniowo.
- Klient widzi aktualny status, numer przesyłki i fakturę w panelu, a przy każdej zmianie dostaje powiadomienie.
Każdy krok jest logowany, a nieudane operacje są ponawiane automatycznie. Jeśli ERP jest chwilowo niedostępny, zamówienia czekają w kolejce – portal działa dalej. Typowe pułapki takiej integracji opisujemy w tekście Integracja ERP z platformą B2B – najczęstsze pułapki.
Ceny i limity – miejsce, gdzie projekty się wykładają
Ceny w B2B to zwykle połączenie cennika bazowego, rabatu kontrahenta, rabatów na grupy towarów, cen umownych na wybrane pozycje i promocji. Jeśli portal pokaże inną kwotę niż późniejsza faktura, zaufanie klienta spada natychmiast. Są dwie drogi:
- odtworzenie reguł w platformie na podstawie zsynchronizowanych cenników i rabatów – elastyczne, ale wymaga dokładnego zrozumienia logiki ERP i testów na realnych przypadkach,
- gotowe ceny per klient wyliczane w ERP i przesyłane do platformy – prostsze i bezpieczniejsze, o ile ERP potrafi je wyliczyć w rozsądnym czasie.
Podobnie z limitem kupieckim: platforma powinna znać aktualne wykorzystanie limitu i przeterminowane płatności, żeby zdecydować, czy zamówienie przejdzie automatycznie, czy wymaga akceptacji.
Architektura techniczna
W projektach tego typu stosujemy backend w Laravel, który udostępnia API dla interfejsu i obsługuje kolejki zadań integracyjnych, oraz frontend w Vue.js. Integracja z ERP to osobna warstwa: przy systemach chmurowych – bezpośrednio przez ich API, przy systemach instalowanych lokalnie – przez niewielką usługę działającą obok ERP, która sama łączy się z platformą przez HTTPS. Taki podział pozwala w przyszłości wymienić ERP bez przebudowy portalu. Przykładem tego typu wdrożenia jest platforma B2B commerce JiraChem.
Najczęstsze błędy
- Katalog przed danymi. Projektowanie ekranów, zanim wiadomo, jakie dane towarowe i cenowe da się pobrać z ERP.
- Brak testów na realnych klientach. Reguły cenowe trzeba sprawdzić na kilkudziesięciu prawdziwych kontrahentach, nie na jednym koncie testowym.
- Integracja synchroniczna. Portal, który przy każdym wyświetleniu strony pyta ERP o cenę, będzie wolny i przestanie działać razem z ERP.
- Pominięcie handlowców. Jeśli nie widzą zamówień z portalu i nie mogą składać ich w imieniu klienta, będą zniechęcać klientów do korzystania z niego.
- Brak planu uruchomienia. Otwarcie portalu dla wszystkich klientów naraz zamiast dla pilotażowej grupy.
Checklista przed startem projektu
- Jaki ERP, w jakiej wersji i czy ma API lub oficjalny interfejs programistyczny?
- Jak dziś liczone są ceny dla różnych klientów?
- Ile jest kontrahentów, towarów i zamówień miesięcznie?
- Jakie role użytkowników potrzebne są po stronie klienta i po stronie firmy?
- Które dokumenty klient ma widzieć w panelu?
- Kto po stronie firmy będzie właścicielem systemu i danych produktowych?
Następny krok
Zbierz odpowiedzi na pytania z checklisty i wybierz pięciu klientów o różnych warunkach handlowych – na nich najłatwiej sprawdzić, czy reguły cenowe da się odwzorować. To wystarczy do rzetelnej rozmowy o zakresie pierwszego etapu. Więcej o tym, jak podchodzimy do takich wdrożeń, znajdziesz na stronie system B2B dla firmy, a jeśli chcesz omówić swój przypadek, skontaktuj się z nami.
Najczęstsze pytania
Czy system B2B musi mieć integrację z ERP od pierwszego dnia?
Przynajmniej jednokierunkową: towary, ceny, stany i kontrahenci powinni płynąć z ERP do platformy od startu, bo inaczej klienci zobaczą nieaktualne dane. Przesyłanie zamówień do ERP można włączyć w kolejnym kroku, początkowo z akceptacją przez dział obsługi.
Gdzie powinny być liczone ceny indywidualne klientów?
Źródłem reguł cenowych powinien pozostać ERP. Platforma albo odtwarza te reguły na podstawie zsynchronizowanych cenników i rabatów, albo otrzymuje gotowe ceny per klient; drugie podejście jest prostsze w utrzymaniu, jeśli ERP potrafi je wyliczyć.
Czym różni się panel klienta B2B od konta w sklepie internetowym?
Panel klienta B2B obsługuje firmę, a nie osobę: wielu użytkowników z różnymi uprawnieniami, adresy dostaw, limity kupieckie, dokumenty, płatności odroczone i historię zamówień składanych także przez handlowca czy telefonicznie.
Jak długo trwa wdrożenie systemu B2B z integracją ERP?
Zależy to głównie od możliwości API systemu ERP, złożoności cenników i jakości danych towarowych. Dlatego zaczynamy od analizy, po której da się określić zakres i harmonogram pierwszego etapu.
Jak przełożyć ten temat na projekt
W JiraSoft patrzymy na takie zagadnienia przez pryzmat realnego systemu: danych, backendu, integracji API, procesów B2B, widoczności w Google oraz przygotowania treści pod odpowiedzi AI. Dlatego artykuł jest punktem wyjścia do rozmowy o konkretnym workflow, a nie tylko ogólną notatką technologiczną.
