Integracja ERP z platformą B2B – najczęstsze pułapki

Najczęstsze pułapki integracji ERP z platformą B2B to duplikaty kontrahentów, niezgodne jednostki miary, rabaty liczone inaczej niż w ERP, stany magazynowe bez uwzględnienia rezerwacji oraz brak planu na chwilę, w której ERP przestaje odpowiadać. Żadna z nich nie wynika z „trudnego API”. Wszystkie biorą się z założeń, których nikt nie spisał przed startem. Poniżej zebraliśmy katalog takich pułapek – każdą z opisem, jak się objawia i jak jej zapobiec – niezależnie od tego, jaki system ERP stoi w Twojej firmie.

Dlaczego pułapki wychodzą dopiero na produkcji

Na etapie testów integracja zwykle działa: kilka produktów, kilku klientów testowych, proste ceny. Problemy pojawiają się, gdy do portalu wchodzą prawdziwi klienci z historią, wyjątkami i nawykami. ERP przez lata obrósł ustawieniami, o których wie jedna osoba w dziale handlowym, a portal ma je odtworzyć bez błędu. Dlatego najlepszą ochroną jest przegląd pułapek przed pisaniem kodu, a nie po pierwszej reklamacji.

Pułapka 1: duplikaty kontrahentów

Jak się objawia: ten sam klient istnieje w ERP dwa lub trzy razy (inna pisownia nazwy, osobna kartoteka dla oddziału, stary rekord po zmianie formy prawnej). Portal łączy konto z jednym z nich, a faktury i ceny indywidualne są przypisane do innego.

Jak zapobiec:

• przed startem zrób raport duplikatów po NIP i porządki w kartotece,
• ustal jednoznaczny klucz powiązania konta w portalu z kontrahentem w ERP (identyfikator z ERP, a nie nazwa),
• zdecyduj, jak odwzorować strukturę firma – oddziały – adresy dostaw,
• nowe firmy rejestrujące się w portalu zakładaj w ERP dopiero po akceptacji i sprawdzeniu, czy już nie istnieją.

Pułapka 2: jednostki miary i opakowania

Jak się objawia: w ERP towar jest w sztukach, klient zamawia w kartonach, a do ERP trafia liczba kartonów jako liczba sztuk. Albo odwrotnie – cena za metr pokazana jako cena za rolkę.

Jak zapobiec:

• jawnie zmapuj jednostkę podstawową i jednostki sprzedażowe z przelicznikami,
• pilnuj minimalnych ilości i wielokrotności opakowań zarówno w portalu, jak i przy przyjmowaniu zamówienia do ERP,
• pokazuj klientowi zawsze jednostkę obok ceny i ilości.

Pułapka 3: rabaty i ceny indywidualne

Jak się objawia: klient widzi w koszyku jedną kwotę, a na fakturze inną. Źródłem jest zwykle kombinacja poziomów cen, rabatów kontrahenta, rabatów na grupy towarów i promocji, którą portal odtwarza nieco inaczej niż ERP.

Jak zapobiec:

• zdecyduj, gdzie liczona jest cena: w ERP (i przesyłana jako gotowy cennik per klient) czy w portalu (według przeniesionych reguł),
• przygotuj próbkę klientów i towarów z oczekiwanymi cenami i porównaj wynik przed otwarciem portalu,
• zapisuj w zamówieniu cenę, jaką widział klient, żeby rozbieżność dało się wykazać i wyjaśnić.

Pułapka 4: stany bez rezerwacji

Jak się objawia: portal pokazuje stan fizyczny, a część towaru jest już zarezerwowana pod inne zamówienia. Dwóch klientów kupuje ten sam ostatni towar.

Jak zapobiec:

• przesyłaj do portalu stan dostępny, a nie fizyczny,
• ustal z magazynem, czy zamówienie z portalu ma rezerwować towar w ERP i od kiedy,
• rezerwuj ilość lokalnie w portalu do czasu potwierdzenia przez ERP,
• zdecyduj, co pokazujesz, gdy stanu brakuje: brak możliwości zakupu, termin dostawy czy zamówienie z brakiem.

Pułapka 5: awaria lub przerwa w ERP

Jak się objawia: serwer ERP jest wyłączony na czas aktualizacji albo przeciążony przy zamknięciu miesiąca. Portal próbuje wysłać zamówienie, dostaje błąd i… zamówienie znika albo klient widzi komunikat, którego nie rozumie.

Jak zapobiec:

• portal nie powinien zależeć od ERP w czasie rzeczywistym przy każdym kliknięciu – dane do przeglądania trzymaj w portalu, a zamówienia przekazuj przez kolejkę,
• zamówienie ma status „przyjęte, oczekuje na przekazanie”, a klient dostaje potwierdzenie przyjęcia,
• ustal, jak długa przerwa jest akceptowalna, zanim ktoś dostanie alert,
• zaplanuj okna serwisowe ERP i komunikat w portalu na ten czas.

Pułapka 6: statusy zamówień nie znaczą tego samego

Jak się objawia: w ERP zamówienie ma kilkanaście stanów wewnętrznych, a klient widzi „w realizacji” przez tydzień albo status, który nic mu nie mówi.

Jak zapobiec: zmapuj statusy ERP na kilka zrozumiałych dla klienta (przyjęte, w realizacji, wysłane, zrealizowane częściowo, zrealizowane, anulowane) i zdecyduj, które zdarzenia wysyłają powiadomienie.

Pułapka 7: edycja tych samych danych w dwóch miejscach

Jak się objawia: klient zmienia adres dostawy w portalu, handlowiec w tym samym czasie w ERP. Następna synchronizacja nadpisuje jedną ze zmian.

Jak zapobiec: dla każdego pola ustal jedno źródło prawdy. Tam, gdzie klient może coś zmienić, niech portal zgłasza propozycję zmiany, którą zatwierdza ERP albo osoba w dziale obsługi.

Pułapka 8: stawki VAT, waluty i dokumenty

Jak się objawia: zamówienie od kontrahenta z UE z ważnym numerem VAT, sprzedaż w euro, towar z nietypową stawką – i dokument w ERP powstaje z błędnymi parametrami.

Jak zapobiec: przejdź każdy taki przypadek na testowym zamówieniu przed startem i dopisz go do stałego zestawu testów po każdej zmianie w integracji.

Pułapka 9: brak widoczności tego, co się dzieje

Jak się objawia: „zamówienie nie doszło” i nikt nie wie, na którym etapie zniknęło.

Jak zapobiec: każda operacja integracji powinna mieć zapis z czasem, statusem, treścią błędu i możliwością ponowienia z panelu. Jak technicznie zbudować kolejki, ponowienia i monitoring, opisujemy w artykule o integracjach API w Laravel z ERP i B2B.

Pułapka 10: zmiany w ERP po uruchomieniu

Jak się objawia: po kilku miesiącach ktoś dodaje w ERP nowy magazyn, nową grupę cenową albo zmienia sposób numeracji dokumentów. Integracja nic o tym nie wie i zaczyna przesyłać niepełne dane.

Jak zapobiec: wpisz do procedur działu IT i handlowego zasadę, że zmiany w konfiguracji ERP dotyczące cen, magazynów, statusów i kontrahentów są zgłaszane zespołowi odpowiedzialnemu za integrację przed wdrożeniem, a nie po pierwszym błędzie.

Checklista przed startem

1. Raport duplikatów kontrahentów wykonany, kartoteka uporządkowana.
2. Klucz powiązania konta z kontrahentem ustalony.
3. Jednostki i przeliczniki zmapowane dla wszystkich sprzedawanych towarów.
4. Ceny porównane na próbce klientów i towarów.
5. Zasady rezerwacji uzgodnione z magazynem.
6. Zachowanie portalu przy niedostępności ERP przetestowane.
7. Statusy zamówień zmapowane i opisane dla klienta.
8. Źródło prawdy ustalone dla każdego edytowalnego pola.
9. Przypadki VAT i walut przetestowane.
10. Logi, alerty i ponowienia działają, a wiadomo, kto na nie reaguje.

Szerszy obraz tego, które dane płyną między systemami i w którą stronę, znajdziesz w tekście o mapie przepływów danych w B2B.

Od czego zacząć

Przejdź powyższą checklistę z osobą z działu handlowego i magazynu – zwykle już po godzinie widać, które punkty są ryzykowne w Twojej firmie. Jeśli planujesz połączenie portalu z ERP albo masz integrację, która sprawia problemy, zobacz, jak podchodzimy do integracji portali B2B z ERP, i napisz do nas – zaczniemy od przeglądu Twoich danych i obecnego przepływu zamówień.