Gotowy system B2B czy dedykowany? Porównanie kosztów i ryzyk w perspektywie 3 lat

Gotowy system B2B (SaaS) wystarczy, gdy sprzedajesz według typowych zasad – cennik z rabatami, standardowe zamówienie, jedna integracja z popularnym ERP – i chcesz ruszyć w kilka tygodni. System dedykowany ma sens, gdy portal jest częścią przewagi konkurencyjnej: nietypowe cenniki, konfiguratory, wiele magazynów, specyficzny obieg akceptacji albo integracje, których żaden abonament nie obsłuży. W perspektywie trzech lat różnica nie leży w tym, co jest tańsze w pierwszym miesiącu, lecz w tym, ile kosztuje każda zmiana i kto kontroluje kod oraz dane.

Ten tekst to rama decyzyjna dla właściciela lub dyrektora sprzedaży, który ma na biurku dwie oferty i nie wie, jak je uczciwie porównać.

Trzy scenariusze, które rozstrzygają sprawę szybko

Zanim zaczniesz liczyć, sprawdź, w którym scenariuszu jest Twoja firma. W większości przypadków odpowiedź widać od razu.

Scenariusz 1: SaaS wystarczy

Hurtownia lub producent z kilkuset klientami, którzy zamawiają z katalogu po cenach z grup rabatowych. ERP ma gotowy konektor do wybranej platformy, a sprzedaż nie planuje nietypowych funkcji. Tu budowa własnego systemu to wydawanie pieniędzy na odtworzenie tego, co już istnieje.

Scenariusz 2: dedykowany system jest uzasadniony

Firma ma cenniki kontraktowe liczone w ERP, zamówienia z konfiguracją techniczną, kilka spółek lub rynków i proces zatwierdzania zamówień po stronie klienta. Każda z tych rzeczy w SaaS oznacza obejście, a obejścia w B2B kosztują najwięcej przy obsłudze klienta.

Scenariusz 3: nie wiadomo

Proces jest w połowie typowy, a w połowie nie. To najczęstsza sytuacja i dla niej opisujemy dalej kryteria oraz model hybrydowy.

Co faktycznie porównujesz

Oferty SaaS i software house'u są napisane innym językiem, więc trudno je zestawić. Pomaga sprowadzenie ich do wspólnych kryteriów:

• Koszt wejścia: gotowy system – niski, zwykle opłata wdrożeniowa i pierwszy abonament; dedykowany – wysoki, bo obejmuje analizę, projekt i budowę.
• Koszt stały: gotowy – abonament rosnący z liczbą klientów, zamówień lub modułów, zależnie od modelu cenowego dostawcy; dedykowany – hosting i utrzymanie, niezależne od liczby klientów.
• Koszt zmiany: gotowy – zmiana możliwa tylko w granicach konfiguracji albo na zamówienie u dostawcy, jeśli ten się zgodzi; dedykowany – każda zmiana jest wyceniana, ale zawsze wykonalna.
• Integracja z ERP: gotowy – szybka, jeśli istnieje konektor do Twojej wersji ERP, w przeciwnym razie projekt integracyjny i tak jest potrzebny; dedykowany – integracja projektowana pod Twój model danych.
• Własność kodu i danych: gotowy – kod należy do dostawcy, dane zwykle da się wyeksportować w formacie określonym w umowie; dedykowany – przy odpowiedniej umowie kod i dane należą do firmy.
• Skalowanie: gotowy – infrastruktura jest problemem dostawcy, ale cena rośnie z wolumenem; dedykowany – skalowanie to decyzja architektoniczna i koszt serwera.

Jeśli rozważasz rozwiązanie gotowe, zobacz, jak podchodzimy do tematu na stronie gotowy system B2B – opisujemy tam, kiedy wdrożenie gotowej platformy jest najrozsądniejszym wyborem.

Jak rozkładają się koszty w ciągu trzech lat

Zamiast jednej sumy lepiej spojrzeć na to, jak koszt zmienia się z roku na rok. Krzywe obu wariantów wyglądają zupełnie inaczej.

Rok 1

SaaS wygrywa niemal zawsze. Płacisz za konfigurację, import produktów i integrację, a portal działa po kilku tygodniach. Dedykowany system w tym czasie dopiero powstaje – pierwsze miesiące to analiza, projekt i budowa, a korzyści pojawiają się pod koniec roku.

Rok 2

Tu zaczynają się różnice. W SaaS abonament jest stały lub rośnie, a pojawiają się prośby handlowców, których platforma nie obsługuje. Firma albo z nich rezygnuje, albo zamawia rozszerzenia, albo buduje obok arkusze i ręczne procedury. W systemie dedykowanym koszt spada do poziomu utrzymania i rozwoju – płacisz tylko za zmiany, które sam zlecasz.

Rok 3

Decydujące staje się to, jak bardzo firma urosła i jak mocno portal wrósł w proces. Jeśli liczba klientów i zamówień się zwiększyła, abonament zależny od wolumenu może przewyższyć koszt utrzymania własnego systemu. Jeśli nic się nie zmieniło, SaaS nadal jest tańszy i prostszy.

Wniosek: porównaj oferty na trzech liczbach – suma po roku, suma po trzech latach przy obecnym wolumenie i suma po trzech latach przy wolumenie z planu sprzedaży. Jeśli wynik zmienia się między drugą a trzecią liczbą, masz odpowiedź, która opcja jest bardziej wrażliwa na wzrost.

Ryzyka, których nie ma w ofercie

Koszt to połowa decyzji. Druga połowa to ryzyka, które ujawniają się dopiero w trakcie korzystania z systemu.

Vendor lock-in

W SaaS zależysz od cennika, roadmapy i kondycji dostawcy. Jeśli podniesie ceny lub wycofa moduł, masz ograniczone pole manewru. Przed podpisaniem umowy sprawdź, jakie dane i w jakim formacie możesz wyeksportować (klienci, ceny, historia zamówień, konta użytkowników) oraz ile trwa okres wypowiedzenia. Uwaga: lock-in dotyczy też systemów dedykowanych – jeśli software house nie przekazuje kodu i dokumentacji, zależysz od niego tak samo.

Integracja z ERP

To najczęstsze miejsce przekroczeń budżetu w obu wariantach. Gotowy konektor bywa jednokierunkowy, synchronizuje dane rzadziej, niż potrzebujesz, albo nie obsługuje cen liczonych w ERP. Najczęstsze pułapki opisujemy w artykule integracja ERP z platformą B2B.

Własność kodu i danych

W umowie na system dedykowany zapisz przeniesienie praw autorskich lub licencję wyłączną, przekazanie repozytorium i dokumentacji oraz dostęp do serwera. W SaaS sprawdź, gdzie fizycznie są przechowywane dane i kto jest ich administratorem w rozumieniu RODO.

Skalowanie i wydajność

Przy dużych katalogach i indywidualnych cennikach dla tysięcy klientów wydajność zależy od architektury. W SaaS nie masz na nią wpływu, w systemie dedykowanym masz – ale tylko wtedy, gdy wykonawca od początku zaprojektował go pod taki wolumen.

Ciągłość wiedzy o systemie

W SaaS wiedza o platformie jest po stronie dostawcy i jego dokumentacji, więc zmiana osoby odpowiedzialnej za portal w Twojej firmie nie jest dużym problemem. W systemie dedykowanym ryzykiem jest odejście programistów, którzy go zbudowali. Zabezpieczeniem są: repozytorium w posiadaniu firmy, aktualna dokumentacja integracji, testy automatyczne i umowa utrzymaniowa, która przewiduje przekazanie wiedzy. Zapytaj wykonawcę wprost, jak wygląda wdrożenie nowej osoby do projektu i ile to trwa.

Aktualizacje po stronie dostawcy

Gotowa platforma zmienia się niezależnie od Ciebie. Nowa wersja interfejsu albo zmiana w API potrafi wymusić poprawki integracji w terminie wyznaczonym przez dostawcę. W systemie dedykowanym to Ty decydujesz, kiedy aktualizować framework i biblioteki – ale też Ty odpowiadasz za to, żeby w ogóle to robić.

Model hybrydowy – często najrozsądniejszy

Wybór nie musi być zero-jedynkowy. W praktyce dobrze sprawdzają się dwa modele pośrednie.

Pierwszy to gotowa platforma z dedykowaną warstwą integracyjną. Portal działa jako SaaS, ale logika cen, stanów i dokumentów przechodzi przez własną usługę API, która tłumaczy dane między ERP a platformą. Zmiana platformy w przyszłości nie wymaga przepisywania integracji.

Drugi to dedykowany system budowany na sprawdzonym frameworku i gotowych modułach. Nie piszesz od zera koszyka, logowania czy panelu administracyjnego – programujesz tylko to, co wyróżnia firmę. Tak powstają systemy typu platforma B2B commerce, jak realizowany przez nas JiraChem. Szerzej o tym, co powinien zawierać system B2B dla firmy, piszemy na stronie usługi.

Checklista decyzji

Odpowiedz na pytania tak lub nie. Im więcej odpowiedzi „tak”, tym mocniejsze argumenty za systemem dedykowanym lub hybrydą.

1. Czy ceny dla klientów są liczone w ERP według reguł, których nie da się odwzorować grupami rabatowymi?
2. Czy klienci zamawiają produkty konfigurowalne lub z parametrami technicznymi?
3. Czy obsługujesz kilka spółek, walut lub magazynów w jednym portalu?
4. Czy klienci potrzebują subkont i akceptacji zamówień po swojej stronie?
5. Czy ERP nie ma gotowego, dwukierunkowego konektora do wybranych platform SaaS?
6. Czy planujesz wyraźny wzrost liczby klientów lub zamówień w ciągu trzech lat?
7. Czy portal ma być źródłem przewagi, a nie tylko kanałem zamówień?
8. Czy firma ma osobę, która może współprojektować system przez kilka miesięcy?
9. Czy masz budżet nie tylko na budowę, ale też na stałe utrzymanie?

Pytania 8 i 9 są warunkiem koniecznym. Jeśli na nie odpowiadasz „nie”, wybierz SaaS nawet przy wielu odpowiedziach „tak” powyżej – dedykowany system bez właściciela po stronie biznesu i bez budżetu na utrzymanie szybko się zestarzeje.

Następny krok

Weź obie oferty i przepisz je na kryteria z sekcji o porównaniu, a następnie policz trzy sumy opisane wyżej. Jeśli po tym ćwiczeniu nadal nie widzisz przewagi jednej strony, prawdopodobnie jesteś w scenariuszu hybrydowym. Chętnie przejrzymy Twój proces i obie oferty – umów krótką rozmowę, a powiemy, gdzie widzimy ryzyka, także jeśli najlepszą odpowiedzią okaże się gotowa platforma.